Skapa en lista över era avgiftsvillkor
Samla de villkor som hör till leverantören och inköpet. Dela upp dem i fasta belopp, procentuella avgifter och debitering per leverans eller tillfälle. Spara även eventuella undantag för expressleverans, kranlossning, kapning eller särskilt emballage. Då går varje fakturarad att koppla till en bestämd regel.
Utgå inte från att en benämning beskriver en generell eller obligatorisk avgift. En rad som kallas miljöavgift behöver fortfarande förklaras av den tillämpliga överenskommelsen. Om ni saknar underlaget ska rapporten begära en förklaring i stället för att automatiskt godkänna eller underkänna raden.
Räkneexempel: rätt procent på fel bas
Exemplet är påhittat. En order har varor för 10 000 kronor efter rabatt och en fraktkostnad på 600 kronor. Överenskommelsen anger en avgift på 2 procent av nettovaruvärdet. Det ger 200 kronor. Fakturan visar 212 kronor eftersom procentsatsen har lagts på både varor och frakt.
Skillnaden är 12 kronor exklusive moms. Kontrollera först att formuleringen verkligen avser enbart varuvärdet och att inga tilläggsvillkor ändrar beräkningen. En korrekt procentsats är inte tillräcklig om beräkningsbasen är fel. Samma princip gäller när en avgift har ett minimi- eller maximibelopp.
| Uppgift | Belopp exkl. moms |
|---|---|
| Varor efter rabatt | 10 000 kr |
| Frakt | 600 kr |
| 2 % av varuvärdet | 200 kr |
| 2 % av varor och frakt | 212 kr |
| Skillnad att granska | 12 kr |
Följ leveransen, inte bara fakturan
En order kan delas upp på flera leveranser och fakturor. Avgiften kan då vara kopplad till ordern, en fysisk leverans eller varje hanteringstillfälle. Kartlägg sambandet innan du räknar antalet debiteringar. Två likadana fraktrader på olika fakturor är en signal att kontrollera, men inte ett säkert fel.
Kontrollera också vem som beställde ett ändrat leveranssätt. En extra akuttransport kan vara godkänd även om den inte ingick i grundbeställningen. Lägg till bekräftelsen som källa och dokumentera varför avgiften accepterades. Det hjälper nästa person att förstå varför jämförelsen avvek från standardvillkoret.
Hantera emballage och krediter separat
Returemballage kan debiteras först och krediteras senare. Följ därför upp både antal och tidsperiod. En pall som fortfarande finns kvar på arbetsplatsen ska inte behandlas som en saknad kredit enbart för att retur är möjlig. Det behövs underlag för vad som faktiskt har lämnats tillbaka.
När en kredit kommer ska den länkas till den ursprungliga avgiften. Redovisa ett kvarstående belopp efter rättelsen. Om rapporten fortfarande visar hela originalbeloppet som öppet blir resultatet missvisande, även om den första flaggningen var riktig.
Prioritera återkommande mönster
Börja med en leverantör och gruppera avgifter efter benämning och beräkningsmodell. Kontrollera därefter ett urval mot faktiska villkor. Ett återkommande litet fel kan vara enklare att åtgärda i leverantörens inställningar än genom att hantera varje faktura som ett nytt ärende.
Radkontroll kan granska ett avgränsat urval av avgifter med manuellt stöd och överenskomna villkor. Rapporten ska skilja mellan beräkningsskillnader, saknade villkor och bekräftade fel. Samla återkommande avgifter för samma villkor i en lista. Då kan ni bedöma totalbeloppet och ta en samlad fråga med leverantören.
Källor och vidare läsning
Källor kontrollerade 2026-11-07. Produktbeskrivningar avser den assisterade kontrollen och den planerade utvecklingen.