Checklista för fakturakontroll.

1. Kontrollera faktura och ansvarig

Börja med att säkra att rätt dokument kontrolleras för rätt företag. Ange leverantör, fakturanummer och fakturadatum. Kontrollera köpare och projekt mot beställningen. Sök efter tidigare förekomst av fakturan och avgör om en andra fil är en kopia eller en separat debitering.

Utse vem som ansvarar för granskningen och vem som kan komplettera underlaget. Skriv inte bara att en uppgift saknas. Ange vilken uppgift som behövs, från vem och varför den påverkar bedömningen. Det minskar risken att samma fråga flyttas mellan ekonomi, inköp och arbetsplats utan att lösas.

• Rätt leverantör och köpare.
• Fakturanummer, datum och valuta.
• Order- och projektreferens.
• Kontroll mot tidigare registrerade dokument.

2. Stäm av leverans och avtalat pris

Koppla fakturan till beställning, orderbekräftelse och tillgänglig följesedel. Stäm av produktvariant, levererat antal och enhet. Samma benämning kan finnas på flera dimensioner, och samma order kan delas upp på flera leveranser. Var tydlig med vilken del av flödet varje dokument visar.

Välj därefter prislistan, offerten eller avtalet som gäller för inköpet. Anteckna version och datum. Markera osäkra matchningar och oklara villkor i stället för att använda det pris som ger störst skillnad. En kontroll blir bättre av en tydlig osäkerhet än av ett säkert formulerat felaktigt resultat.

• Samma produkt, variant och förpackning.
• Levererad mängd mot fakturerad mängd.
• Rätt enhet och eventuell omräkning.
• Tillämpligt prisunderlag och giltighetsperiod.

3. Räkna på nettopris och tillägg

Kontrollera rabattmodellen och säkerställ att rabatten inte redan ingår i priset. Jämför belopp exklusive moms med andra belopp exklusive moms. Granska frakt, emballage och andra avgifter separat, inklusive procentsats, beräkningsbas och antal tillfällen som debiterats.

Räkneexempel, påhittat: 25 stycken med ett avtalat nettopris på 80 kronor ger 2 000 kronor. Fakturans pris på 84 kronor ger 2 100 kronor. Skillnaden att granska är 100 kronor. Om en kredit på 60 kronor redan rättat samma fråga återstår 40 kronor. Redovisa alla tre beloppen i samma ärende.

• Avtalat nettopris mot fakturerat nettopris.
• Rabattsteg i rätt ordning.
• Avgifter mot dokumenterat villkor.
• Kredit och retur innan kvarstående belopp summeras.

4. Dokumentera det som behöver följas upp

För varje fynd behövs fakturanummer, rad, jämförelsekälla, beräkning och ansvarig person. Använd kategorier som möjlig prisavvikelse, saknat leveransunderlag och möjlig dubblett. Då vet mottagaren vilken typ av arbete som återstår och vilka uppgifter som ännu inte är bekräftade.

Förbered en saklig fråga till leverantören när intern kontroll är klar. Beskriv båda underlagen och be om en förklaring eller rättelse. En rapport ska inte automatiskt ändra betalning eller bokföring. Ansvarig person hanterar sådana beslut enligt företagets ordinarie rutin.

5. Avsluta och utvärdera kontrollen

Spara svar, beslut och tillhörande kredit på samma ställe som avvikelsen. Skilj öppet belopp från rättat belopp och kontrollera att samma fråga bara räknas en gång. Följ upp vilka fel som återkommer och om de kan förebyggas genom tydligare beställningar eller uppdaterade prisunderlag.

Mät även tidsåtgång och onödiga varningar. Det visar om rutinen är användbar i vardagen. Radkontroll kan hjälpa er med utvalda delar av checklistan genom en första kontroll med manuellt stöd. Vi bestämmer fakturor och prisunderlag före beställning och utvärderar resultatet innan ni väljer en fortsättning.