Kontrollera frakt och tillägg.

Läs avgiften tillsammans med beställningen

Frakt, emballage, småordertillägg och miljöavgifter kan ha olika beräkningsgrunder. Vissa avser en order, andra en leverans eller mängden material. Innan en rad flaggas måste vi veta vilken händelse avgiften hör till.

BEAst tar upp avgifter och generiska artiklar som delar av fakturamatchningen. I en fakturakontroll börjar vi med regler som går att kontrollera utan att gissa, exempelvis ett fast belopp eller en dokumenterad gräns för fraktfri order.

Räkneexempel: över en avtalad gräns

Ett fiktivt avtal anger fraktfri order vid materialköp över 5 000 kronor exklusive moms, under vissa leveransvillkor. En order innehåller material för 6 200 kronor men har debiterats 195 kronor i frakt. Det är en möjlig avvikelse att granska.

Om leveransen var en expressbeställning som omfattas av ett undantag kan frakten vara korrekt. Exemplet visar därför ett granskningsbelopp på 195 kronor, inte en säker besparing. Kontrollera orderns villkor innan ni begär en rättelse.

Avgränsa de regler som går att verifiera

En ofullständig villkorsbilaga kan ge fler frågetecken än svar. Börja hellre med en leverantör och några få avgiftstyper än med alla tillägg på samtliga fakturor. När första genomgången är klar kan vi bedöma om fler regler är värda att ta med.

• Vilken avgift som får tas ut.
• Belopp eller dokumenterad beräkningsmodell.
• Vad gränser och undantag gäller för.
• Vilket datum villkoret började gälla.

Skicka en tydlig fråga till leverantören

En rapport behöver peka på fakturarad och villkor. Då kan ansvarig fråga varför en avgift har debiterats utan att först behöva rekonstruera hela beställningen. Kundens granskning är fortfarande avgörande.

Radkontroll kontaktar inte leverantören åt er i första kontrollen. Vi sammanställer underlaget och redovisar osäkerheter. Ni väljer vilka frågor som ska drivas vidare och kan ange om någon avgift redan förklarats eller reglerats genom kredit.