Faktura mot prislista.

Välj prisgrund innan du räknar

Ett företag kan ha flera prisunderlag för samma leverantör: ett ramavtal, en aktuell kundprislista och en projektspecifik offert. Att välja den lägsta siffran från alla dokument ger inte en tillförlitlig kontroll. Identifiera i stället vilken överenskommelse som hör till köpet.

Anteckna dokumentets namn, version och giltighetsperiod. Kontrollera också vilken händelse som styr priset enligt överenskommelsen, exempelvis beställningsdatum eller leveransdatum. Om det är oklart ska jämförelsen markeras som osäker. En prislista som gäller i november behöver inte beskriva villkoren för en order från september.

Bygg matchningen i en bestämd ordning

Artikelnummer är en bra första nyckel, men kontrollera vilket nummersystem det kommer från. Kundens eget nummer och leverantörens nummer kan skilja sig. Behåll originalvärdet och dokumentera eventuell översättning. Därefter jämför du produktvariant, dimension, kvalitet och förpackning.

Benämningar är stöd, inte säkra identiteter. Två rader med ordet koppling kan avse olika dimensioner eller material. En textbaserad matchning behöver därför visa varför produkterna kopplats samman. En saknad artikel ska hamna i en egen kategori i stället för att automatiskt få närmaste pris.

• Exakt artikelnummer med samma variant.
• Dokumenterad koppling mellan olika artikelnummer.
• Benämning och tekniska egenskaper för manuell kontroll.
• Ingen säker matchning: begär komplettering.

Räkneexempel: pris per rulle och meter

Exemplet är påhittat. Prislistan anger 1 200 kronor för en rulle om 100 meter. Fakturan visar 250 meter till 13 kronor per meter. Jämförelsepriset är 12 kronor per meter: 1 200 delat med 100. För 250 meter blir jämförelsebeloppet 3 000 kronor, jämfört med fakturans 3 250 kronor.

Skillnaden är 250 kronor exklusive moms. Innan den klassas som fel kontrollerar du att delad rulle kan köpas till samma meterpris. Ett separat kapnings- eller plockvillkor kan påverka bedömningen. Rätt enhetsomräkning är nödvändig, men den ersätter inte kontrollen av försäljningsvillkoret.

Spara både resultat och beräkningsväg

En användbar rapport visar fakturans originalrad, matchad prisrad, omräknad enhet och vald prisgrund. Granskaren ska kunna följa beräkningen utan att behöva återskapa hela analysen. Gör tydlig skillnad mellan exakt matchning och en föreslagen matchning.

Sätt en avrundningsrutin innan ni granskar stora volymer. Skillnader på enstaka ören kan bero på när avrundning görs. Bestäm hur sådana fall ska visas, men dölj inte större belopp genom en alltför hög tolerans. Dokumentera även manuella beslut så att samma produkt inte behöver utredas från början nästa månad.

Börja med en hanterbar leverantör

Välj en leverantör där ni har aktuella, läsbara priser och tydliga artikelnummer. Ett sådant urval gör det möjligt att bedöma själva kontrollens kvalitet. Om alla prisgrunder saknas testar ni främst hur mycket arbete det tar att återskapa avtal, vilket är en annan uppgift.

I Radkontrolls första kontroll jämför vi ett urval av fakturor med överenskomna prisunderlag. Mät hur många rader som kan jämföras säkert. Lägg de osäkra raderna separat, så att ni ser vad som behöver kompletteras. Antalet inlästa rader säger mindre än om en inköpare kan förstå och använda resultatet.