Säkerställ dimension och utförande
Två rördelar kan ha liknande namn men olika dimension, material eller godkännande. Kontrollera därför artikelnummer före produkttext. När en leverantör ersatt en artikel behöver motsvarigheten dokumenteras för att en prisjämförelse ska vara meningsfull.
I kontrollarbetet skiljer vi mellan säker artikelkoppling och osäker matchning. En osäker post kan vara värd en fråga, men ska inte presenteras som en konstaterad överdebitering. Ni behöver kunna följa underlaget hela vägen tillbaka till fakturan.
Räkneexempel: ventiler med avtalat pris
En fiktiv materialfaktura innehåller 18 ventiler till 245 kronor styck. Er bekräftade prisgrund anger 230 kronor för samma artikel. Den möjliga prisdifferensen är 15 kronor per ventil, totalt 270 kronor exklusive moms.
Kontrollera därefter om en särskild beställning, ett nytt prisdatum eller en annan variant förklarar skillnaden. Först när prisgrunden bekräftats går det att ange posten som ett fel som ni vill få rättat. Ingen besparing är garanterad av beräkningen.
Separera material, returer och tillägg
En returrad eller kredit kan ändra bilden av en tidigare debitering. Lämna därför kända rättelser som hör till urvalet. En granskningslista som inte tar hänsyn till redan genomförda krediter kan skapa onödigt arbete för både er och leverantören.
Även frakt och andra avgifter behöver sina egna villkor. Vi blandar inte in dem i materialets styckpris utan att förklara beräkningen. I första kontrollen väljer vi de kontroller som underlagen faktiskt stödjer.
- Artikelnummer och tydliga dimensioner.
- Prisfil eller offert med giltighetsdatum.
- Rabattunderlag när priset bygger på listpris.
- Kända krediter och ersättningsartiklar.
Ta med frågan till grossisten
För varje träff får ni se ventilen eller rördelen på fakturan, priset i ert underlag och skillnaden. Ersättningsartiklar som inte går att bekräfta markeras som frågor.
Ni tar sedan dialogen med grossisten utifrån de rader ni har granskat. Har en kredit redan kommit kan den räknas med i genomgången.