Följ priset in i projektet

Välj inköp med en tydlig jämförelse

En första kontroll passar bäst för återkommande material från en leverantör. Då kan ni få fram rätt prislista, förstå eventuella undantag och följa samma artiklar över flera fakturor. Slumpmässiga engångsköp ger ofta sämre förutsättningar.

Utse någon som känner till projekten. Ekonomi kan se vad som debiterats, medan en projektansvarig kan veta varför ett särskilt orderpris eller en annan förpackning användes. Kontrollen fungerar bättre när båda perspektiven finns med.

Räkneexempel: en återkommande byggartikel

Tre fiktiva projekt har tillsammans köpt 120 paket av samma artikel. Fakturorna anger 54 kronor per paket, medan den bekräftade prisgrunden anger 50 kronor. Den möjliga differensen är 480 kronor exklusive moms.

Om bara två projekts köp omfattas av prisöverenskommelsen måste urvalet justeras innan ett felbelopp bekräftas. Exemplet visar varför artikelnummer och pris inte räcker utan koppling till villkoret för köpet.

Behåll projektets sammanhang

BEAst beskriver referenser till order och leverans som viktiga delar i fakturamatchning. I kontrollens urval är projekt- och orderreferenser användbara för att ställa rätt följdfråga, men vi lovar ingen automatisk projektkontering.

Lämna gärna kända krediter tillsammans med berörda fakturor. En redan rättad debitering ska inte bli ett nytt återkrav. Samma sak gäller särskilda tillägg som projektledaren redan godkänt och som finns dokumenterade.

• Materialfakturor för en vald period.
• Rätt prislista och eventuella projektofferter.
• Kända krediter och förklarade undantag.

Börja med en avslutad månad

Välj gärna en avslutad månad med materialfakturor från samma leverantör. Då kan ni bedöma både prisavvikelser och hur mycket arbete kontrollen kräver.

Rapporten gäller era inköp. Vad ni i sin tur får fakturera beställaren styrs av ert kundavtal.