Skilj en kopia från ett nytt köp
Samma leverantör, belopp och datum kan vara en tydlig anledning att titta närmare. Men samma belopp kan också förekomma i två riktiga beställningar. En kontroll behöver därför fler hållpunkter än beloppet ensamt.
Fakturanummer, orderreferens, projekt, artikel och leveransdag hjälper till att förstå en träff. Rapporten ska ange vilka uppgifter som överensstämmer och vilka som skiljer sig. Den ska inte presentera alla liknande poster som fel.
Räkneexempel: en faktura i två filer
Två fiktiva PDF-filer från samma leverantör har fakturanummer 3812 och belopp 8 400 kronor. Den ena filen heter faktura.pdf, den andra kopia.pdf. Kontrollen visar att samma faktura förekommer två gånger i underlaget.
Det bevisar inte att den är bokförd eller betald två gånger. Om båda filerna bara sparats i en mapp finns ingen konstaterad betalningsförlust. Ni behöver kontrollera statusen i ert ekonomisystem innan beloppet får beskrivas som en dubbelbetalning.
Ta med rättelser och krediter
En kreditfaktura kan förklara en ursprunglig debitering, och en omfakturerad leverans kan ha fått ett nytt nummer. Ange därför kända rättelser när vi avgränsar kontrollen. Det minskar risken för onödiga frågor till leverantören.
- Kända kreditfakturor som hör till urvalet.
- Information om omfakturering och ersättningsfakturor.
- Order- och leveransreferenser där de finns.
- Vilken period och vilka leverantörer kontrollen omfattar.
Se vilka dokument som hör ihop
Vi visar vilka nummer, belopp och rader som överensstämmer i ert urval. Ni kan sedan kontrollera om det är en kopia, en ny leverans eller en rättelse. Ta med kreditfakturor så att redan rättade belopp kan räknas av.