Visa varför en rad har markerats
Rapporten innehåller leverantör, fakturanummer, fakturarad, valt prisunderlag och beräknad differens. Där uppgifter är osäkra ska det framgå, så att en ansvarig person kan avgöra vad som behöver kompletteras.
Rapporten är avsedd för granskning och dialog. Den är inte en ny faktura, en bokföringsorder eller ett automatiskt krav mot leverantören. Under kontrollen går vi igenom resultatet tillsammans.
Exempelrapport: faktura 1048
Exemplet använder påhittade uppgifter. Leverantören kallas Exempelmaterial och köparen Exempelbygg. Prisgrund är Exempelprislista, november. Samma tre rader används i startsidans klickbara demonstration.
Den möjliga differensen är 595 kr exklusive moms: 400 kr i artikelpris och 195 kr i leveransavgift. Inget belopp är bekräftat fel eller erhållen kredit innan ansvarig har granskat underlagen.
| Fakturarad | Prisgrund | Möjlig differens | Nästa kontroll |
|---|---|---|---|
| G-130 · 40 gipsskivor à 99 kr | 89 kr/st × 40 | 400 kr | Bekräfta artikel och prisperiod |
| M-1000 · 2 förp skruv à 249 kr | 249 kr/förp × 2 | 0 kr | Ingen prisavvikelse i exemplet |
| FR-01 · leveransavgift 195 kr | Fri frakt för exempelordern | 195 kr | Bekräfta leveransvillkor |
Gör uppföljningen enkel
Välj vem som kan bekräfta prisgrund och vem som tar dialogen med leverantören. En träff utan ansvarig person blir lätt liggande, även när beräkningen är korrekt. Notera också om en kredit redan har kommit.
Som en del av kontrollens återkoppling frågar vi vilka träffar som var användbara och vilka som tog onödig tid. Det är den erfarenheten som avgör om kontrollerna bör bli en del av er löpande rutin.
- Tilldela en ansvarig för varje fråga.
- Skilj oklara underlag från verkliga prisfel.
- Dokumentera svar och eventuell kredit.
En rapport ni kan arbeta vidare med
I kontrollen levererar vi en CSV-fil som går att öppna i Excel. Fakturanummer, rad, prisgrund, beräkning och granskningsstatus följer med. Fält som inte kan verifieras markeras för komplettering.
Vi går igenom rapporten med er. Första kontrollen görs med manuellt stöd och ger er en rapport och genomgång. Programvaran utvecklas vidare. Ni behåller attest och kontakt med leverantören.